HEDEF PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.
ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM
PLANI
14 ŞUBAT 2023
Versiyon No:V06
1. AMAÇ VE KAPSAM
Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın amacı, Hedef Portföy Yönetimi A.Ş.'nin (Şirket) merkez ofis ve irtibat bürolarının, acil ve beklenmedik durumlarda personeline, müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına, hissedarlarına ve 3. taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini ortaya koymaktır. Acil ve beklenmedik durum kapsamında değerlendirilecek doğal afetlerin oluşması halinde öncelik, personel ve müşterinin can güvenliğinin korunmasıdır.
Dışarıdan hizmet alımı söz konusu olduğunda potansiyel riskler ve hizmetlerde aksama olması durumunda faaliyetlerin sürdürülebilmesi için uygulanacak eylem planı açıklanmaktadır.
Bu plan, Sermaye Piyasası Kurulu’nun 02.07.2013 tarih ve 28695 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği’nin (III-55.1)” 17 maddesi ile 19/7. maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.
Merkez ve Merkez dışı örgütler (irtibat büroları, şube, acenta v.b) Acil ve Beklenmedik Durum Planı kapsamında yer alır.
2. TANIMLAR
Bu planda yer alan;
Plan; Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nı,
Komite; Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi’ni,
Şirket; Hedef Portföy Yönetimi A.Ş’yi,
Merkez Dışı Örgütler; Hedef Portföy Yönetimi A.Ş. Şube ve İrtibat Büroları
Kurul; Sermaye Piyasası Kurulu’nu,
MKK; Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş.’yi,
Takasbank; İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş’yi,
Saklama Kuruluşu; Müşteri varlıklarının saklandığı kuruluşu,
TTK; 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nu,
Müşteri; Bireysel Portföy Yönetim Sözleşmesi ve Yatırım Fonu Katılma Payı Pazarlama ve Dağıtım Sözleşmesi çerçevesinde hizmet alan kişiler/kurumlar ile Yatırım Fonlarını
ifade eder
3. KURULUŞ AMACI VE KADRO
Şirket’in faaliyetlerini ve çalışanlarının can ve mal güvenliğini tehlikeye düşürme ihtimali olan ve Şirket’in olağan çalışmasını kesintiye uğratabilecek ve/veya hizmet sunmasını engelleyebilecek acil ve beklenmedik durumlar aşağıdaki şekilde belirlenmiştir;
• Doğal afetler (deprem, yangın, fırtına, sel, vb.),
• Faaliyetlerin sürdürüldüğü binalarda meydana gelen beklenmedik durumlar (yangın, patlama, su baskını, sistem odası klima arızası vb.),
• Terörist saldırılar, savaş, halk ayaklanması, salgın hastalık vb.,
• Şirket’in veya Şirket’e dışarıdan hizmet sağlayan kuruluşların faaliyetlerini sürdürmesi için gerekli olan bilgi işlem ve iletişim sistemlerinin çalışamaz hale gelmesi, (altyapı eksiklikleri, uzun süreli elektrik ve telefon kesintileri, izinsiz ve zarar verme amaçlı olarak sistemlere yapılan siber saldırılar, girişler ve virüsler, internet hattı problemleri vb.),
• Finansal piyasalarda meydana gelebilecek beklenmedik durumlar nedeniyle para ve sermaye piyasalarında işlem yapılamaması, tahsilat ve ödeme sistemlerinin çalışmaması,
• Merkez ve Merkez dışı örgütler ile iletişimde uzun süreli bilgi işlem ve iletişim sistemleri kaynaklı kesintiler,
Şirketin Merkez ofisi ve Merkez dışı bürolarında görevli tüm personel, bu plan kapsamında, kendi görev alanları ile ilgili işleyiş ve işlemlerin aksatılmadan yürütülmesinden sorumlu olup, acil ve beklenmedik bir durum halinde, oluşturulan plan dahilinde hareket edilmesi sağlanır.
4. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM KOMİTESİ
Planın etkili olarak uygulanabilmesi ve gerekli koordinasyonun sağlanması için yönetim kurulu tarafından Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi (“ABDK”) oluşturulur. Planın etkin bir şekilde uygulanmasından Şirket’in genel müdürü Ercan GÜNER komite başkanı unvanı ile sorumludur ve herhangi olağanüstü bir durumda personeli izinden çağırmak, geçici görevlendirme yapmak ve şirketin rutin faaliyetlerini sürdürmeye yönelik kararları alma konusunda tam yetkilidir.
Acil ve beklenmedik Durum Komitesi yönetim kurulu kararı ile belirlenir ve bu kişilerin unvan ve iletişim bilgileri Kurul, MKK, Takasbank ve Kurul’ca belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilir.
Planının uygulanmasından sorumlu kişilerin değişmesi durumunda yine sorumlu kişiler yönetim kurulunca atanacak ve bu kişilere ait unvan ile her türlü iletişim bilgileri Kurul, MKK, Takasbank ve Kurul’ca belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilecektir.
Acil ve Beklenmedik Durum Komite Üyeleri
1.Ercan Güner- Komite Başkanı
2.Fatih Polat-Komite Üyesi
3.Yiğit Kabaalioğlu-Komite Üyesi
4.Veli İhsan Serin-Komite Üyesi
5. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM İŞ AKIŞI
1. Finansal Tablo ve Mevcut Mevzuat Uyarınca Tutmakla Yükümlü Olunan Her Türlü Kayıt ve Kıymetli Evrakın Saklanması
Şirketin genel merkezinde ve merkez dışı örgütlerinde gerçekleştirdiği faaliyetlerine ilişkin tüm muhasebe kayıt ve belgeleri, Şirket’in merkez ofisinde bulunan Muhasebe Birimi tarafından tutulur ve muhafaza edilir.
Şirket finansal tabloları ve Şirket’in mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olduğu her türlü kayıt ile kıymetli evrak basılı olarak ve/veya elektronik ortamda Türk Ticaret Kanunu’nun 82 nci maddesi uyarınca saklanacaktır.
Söz konusu kayıt ve belgeler, basılı olarak şirket merkez ofisinde bulunan dolaplarda saklanmaktadır. Ayrıca kayıtlar elektronik ortamda yedekleri alınarak korunmaktadır.
Şirketin faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik teknoloji altyapısının devamlılığının sağlanması için yedekleme sistemleri kullanılarak kritik verilerin şirketin yedekleme politikası çerçevesinde düzenli yedekleri alınmaktadır. Ayrıca müşteri varlıklarına ilişkin her türlü kayıt saklama hizmeti veren kuruluş tarafında saklanmakta ve yedeklenmektedir. Kayıtların zarar görmesi ya da kayıtlara erişilememesi durumunda sistem üzerinden tekrar üretilebilmesi mümkündür.
2. Şirket Faaliyetlerinin Sürdürülmesi
Acil ve beklenmedik durumlar için alternatif çalışma planı belirlenmiş, faaliyetlerin devamını sağlayacak donanım ve yazılımlar kullanılmaya hazır durumdadır. Sistemin ve tüm kayıtların yedekleri düzenli olarak alınmakta, herhangi bir acil ve beklenmedik durumdan etkilenmeyecek mesafede ve güvenli bir ortamda ilgili kanun ve mevzuat uyarınca saklanmaktadır.
Bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanmasına yönelik yedekleme Türk Telekom Veri Merkezi’nde bulunan sunucular üzerinden otomatik olarak yapılmaktadır. Şirket merkezi ve merkez dışı örgütleri herhangi bir acil durumda bilgi işlem desteğine erişebilecek durumdadır. Elektronik kayıt yedeklerinin saklanması en az 5 yıl süreli olacaktır.
Doğal afetler, su baskını, patlama, terörist saldırılara karşın şirket merkezi ve merkez dışı örgütlerinin bulundukları bina yönetimleriyle koordineli güvenlik önlemlerinin alınması sağlanır.
Elektrik şebekesinde meydana gelecek herhangi bir kesintiye karşı şirket merkezi ve merkez dışı örgütlerinin bulunduğu binalara ait jeneratörlerin devreye girmesi ile iş sürekliliği sağlanır. Ayrıca elektrik kesinti ve dalgalanmalarında UPS aracılığıyla alternatif güç kaynağına geçiş otomatik olarak sağlanır.
Yangın olasılığını bertaraf etmek için şirket merkezinde ve merkez dışı örgütlerde yangın detektörleri ve bu detektörlere bağlı alarm sistemi kullanılır. Yangın alarm sistemi bina alarm sistemleri ile de entegre edilir.
Deprem, sabotaj, klima sorunları için bina yönetimleriyle koordineli güvenlik tedbirleri alınmıştır. Şirket merkez ofisinde giriş çıkışlarını kontrol altına almak için ofis girişinde kartlı geçiş sistemi kullanılmaktadır. Ayrıca merkez ofisin olduğu binaya giriş çıkışlar, güvenlik kameraları tarafından kayıt altına alınmaktadır.
Şirketin internet erişimi Turknet üzerinden sağlanmaktadır. İnternet kesintisine karşılık yedek internet erişimi sağlanmaktadır.
Şirketin finansal veri sağlayıcıları İdeal Data, Bloomberg ve Matriks’dir.
3. Operasyonel Risk Değerlendirmesi
Operasyonel riskler değerlendirildiğinde, 2. madde ile belirtilen altyapı sayesinde Şirket, Şirket merkez ve merkez dışı örgütlerin faaliyetlerini engelleyecek riskler asgari düzeye indirilmiştir.
Mali anlamda Şirket ve müşterilerinin finansal varlıkları saklayıcı kuruluş ve varsa diğer finansal kurumlar nezdinde saklanmaktadır. Kasada Merkez için günlük ihtiyaçları aşan bir nakit bulunmamaktadır. İrtibat bürosunda ise muhasebe kaydı tutulmadığı için nakit para bulunmamaktadır. Bu şekilde mali riskler de asgari düzeye çekilmiştir.
Plan düzenli olarak gözden geçirilerek, sistem testleri ve kontrolleri yapılarak faaliyetlerin sürekliliğinin sağlanması amaçlanmaktadır.
4. Hizmet Verilen Kişilerle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması
Acil ve beklenmedik durumlarda, komite müşteriler ile iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması için öncelikle iletişim araçlarına yönelik durum tespiti yapar. Komite, telefon, faks ve elektronik haberleşme sistemini inceler ve hangilerinin çalışır durumda olduğunu belirler. Komite, müşterilerle iletişime geçmesi için pazarlama ve satış ekibini bilgilendirir.
Pazarlama ve satış ekibi tarafından, açık olan iletişim kanalları kullanılarak müşterilere hangi sabit ve/veya mobil telefon numaralarını kullanarak şirkete ve/veya irtibat bürosuna ulaşabilecekleri bildirilir. Şirketin tüm iletişim kanallarının kapalı olması durumunda müşterilere mobil telefon ile ulaşılır ve kullanılacak mobil iletişim kanalına yönelik bilgilendirme yapılır.
5. Şirket ve Personeliyle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması
Acil ve beklenmedik durum Planı’nın içeriği tüm şirket çalışanları ile paylaşılmıştır. Olağanüstü Durum yaşandığında; Komite, planı uygulayacak yeterli sayıda ve bilgide personelin hazır bulunması ve planı hayata geçirmesi için harekete geçer.
Acil ve Beklenmedik durum halinde, komite başkanı ve/veya üyeleri, oluşan durum ile ilgili olarak şirket personeliyle iletişim sağlar. Tüm iletişim kanallarının kapalı olması durumunda şirket personeli alternatif şirket merkezine ulaşımını sağlar.
6. Alternatif Şirket Merkezi
Şirket merkezinin acil ve beklenmedik durumlar sonucu kullanılamaz hale gelmesi durumunda alternatif şirket merkezi olarak Alsancak Mah. Atatürk Cd. No:296 K:2 D:2 35220 Konak/İzmir adresinde yer alan irtibat bürosu çalışma alanı kullanılacaktır. Belirtilen yerde iş devamlılığını sağlayacak teknik altyapı hazır bulundurulacaktır.
Şirketin merkez dışı örgütleri için alternatif merkez ise Şirket merkezinin bulunduğu, Saray Mah. Dr. Adnan Büyükdeniz Cad. No:4/2 Cessas Plaza Kat:7 Daire:15 34768 Ümraniye/İSTANBUL adresindeki merkez ofisi belirlenmiştir.
Alternatif şirket merkezinde, yılda bir kez şirket faaliyetlerinin devamını sağlayacak sistemlerin testi gerçekleştirilir.
Ayrıca, portföy yöneticilerinin, evlerinden de finansal piyasaları izleme, emir verme imkanları bulunmaktadır.
7. Acil ve Beklenmedik Durumun, Karşı Tarafa Olası Etkilerinin Değerlendirilmesi
Müşteri varlıkları saklama kuruluşunda saklandığından acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşteri varlıklarının zarar görme riski bulunmamaktadır.
Ayrıca acil ve beklenmedik durumun, müşteriye etkilerinin minimum düzeyde olması için müşterilerin ulaşabileceği telefon numaraları şirketin internet sitesinde yayınlanacaktır veya alternatif kanallar yardımıyla şirket müşterilerine ulaştırılacaktır.
Müşteriler, saklama kuruluşları, iş ilişkisinde bulunulan diğer kurumlar ve kamu kurum ve kuruluşlarının olası durumlardan etkilenmemesi için Acil ve Beklenmedik Durum Planı uygulamasına göre gerekli örgütlenme sağlanmış ve alternatif iletişim kanallarının aktif olması hedeflenmiştir.
8. Kurulun Alınan Önlemler Hakkında Bilgilendirilmesi
Acil ve beklenmedik durum halinde süreci koordine etmek üzere komite oluşturulmuştur.
Komite Başkanı ve/veya komite üyelerinin yokluğu halinde mevcut en üst düzey yöneticinin talimatlarına uyulacaktır.
Komite, acil ve beklenmedik durum ve buna karşı alınan önlemleri ivedilikle Kurul’a bildirir. Rutin ve zorunlu bildirimler mevcut durum değerlendirmesi sonrası en uygun yöntem kullanılarak yazılı veya sözlü olarak aksamadan süresi içinde yapılacaktır. Bildirimler şirket kayıtlarının yedeklerinin kullanılmasıyla gerçekleştirilecektir.
9. Şirketçe Faaliyete Devam Edilemeyeceği Yönünde Karar Verilmesi Durumunda Müşterilerin Hesaplarına Erişimi ve Söz Konusu Hesapların Başka Şirkete Devri
Şirket yönetim kurulunun, acil ve beklenmedik durum nedeni ile şirketin faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar vermesi durumunda ise müşteriler ve saklama kuruluşları bu durumda bilgilendirilecek ve müşteri talimatları doğrultusunda müşteri varlıklarının transferi sağlanacaktır.
Alınan tüm bu önlemler ve kurulan altyapı sayesinde faaliyetlerimizin devamlılığı planlanmaktadır.
Müşterilere ait varlıklar, Şirketimizden bağımsız olarak Saklama kuruluşunda saklandığından, herhangi bir risk öngörülmemiştir.
6. DIŞARIDAN ALINAN HİZMETLER
Şirket, dışarıdan hizmet alındığında, hizmeti sağlayanın teknik donanımı, altyapısı, mali gücü ve tecrübesiyle ilgili tespitte bulunur ve değerlendirir. Dışarıdan hizmet alımlarında bu alımlara ilişkin is akış prosedürleri oluşturulmuş ve gerekli iç kontrol mekanizmaları kurulmuştur. Dışarıdan alınan hizmetin kesintiye uğraması ya da aksaması durumunda, Şirket’in Acil ve Beklenmedik Durum Planında belirtilen Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi, hizmeti aldığı kurumdan, kesintinin süresi hakkında detaylı olarak açıklama yapmasını ve kendi acil durum planlarına göre aksiyon almasını bekler.
7. YÜRÜRLÜLÜK
Bu Yönetmelik Yönetim Kurulu'nun onayını takiben yürürlüğe girer, şirket internet sitesinde yayınlanır ve aynı zamanda ilgili personel ile de paylaşılır.
Plan, yasal mevzuat ve şirket organizasyonunda meydana gelecek değişiklikler neticesinde güncellenir.